Guide pratique pour la mise en place d'un système de gestion des immobilisations RFID : enfin disponible ! Un guide de configuration ultra-complet !

Avant de commencer : comprenez d’abord pourquoi

Beaucoup de gens se lancent directement et demandent : Notre entreprise peut-elle utiliser la RFID ? Comment la configurer ?

Mais je voudrais commencer par une question plus importante : pourquoi a-t-on besoin de la technologie RFID pour gérer les immobilisations ?

4 véritables points sensibles

1> Les pertes d'actifs sont élevées

Le matériel prêté doit être restitué la semaine suivante, mais dans la précipitation, aucun justificatif de retour n'est établi. Lorsqu'on s'en souvient enfin, il a disparu entre les mains d'un inconnu. De même, lors du départ d'un employé, la procédure de passation de consignes est mal gérée, et lorsqu'on a besoin du matériel plus tard, impossible de le retrouver.

2> Les documents et les actifs physiques ne correspondent jamais.

Des milliers d'actifs sont inscrits au bilan, mais seuls quelques centaines sont réellement utilisés. Un équipement a été mis au rebut depuis longtemps, mais le registre le mentionne toujours comme étant en service. Le nombre d'actifs réels ne correspond jamais systématiquement aux enregistrements.

3> Achats en double, stocks dormants massifs

Acheter du matériel neuf alors que l'ancien prend la poussière dans un coin – des achats en double qui engendrent des coûts inutiles.

4> L'inventaire prend des heures supplémentaires

Les actifs sont dispersés dans différents services et bâtiments. Les compter manuellement un par un est une tâche fastidieuse, laborieuse et sujette aux erreurs.

Si vous rencontrez l'un des problèmes mentionnés ci-dessus, vous devez mettre en place une gestion des immobilisations par RFID.

Organigramme complet de la gestion des immobilisations RFID

Une fois la gestion des immobilisations par RFID mise en place, voici le processus d'utilisation complet pour vous donner une vue d'ensemble :

Ensuite, je vous expliquerai en détail comment le configurer.

Étape 1 : Préparer le matériel nécessaire

Système de gestion des immobilisations RFID

Une plateforme intelligente de gestion des immobilisations basée sur la technologie RFID, assurant la cohérence en temps réel et la supervision dynamique des comptes, des cartes et des actifs physiques tout au long du cycle de vie des actifs.

Étiquettes électroniques RFID

Associé aux actifs sous forme d'identifiant électronique unique, prenant en charge la lecture sans contact et par lots.

Lecteur RFID portable

Utilisé pour l'inventaire des actifs sur site, l'identification des lots et la recherche rapide, prenant en charge la collecte de données hors ligne et la synchronisation avec le système.

Imprimante RFID

Complète la saisie des informations pour les étiquettes électroniques des actifs et intègre l'impression des informations visuelles, garantissant des données d'étiquette précises et un format uniforme.

Lecteur RFID fixe (en option)

Déployé dans les zones de stockage d'actifs clés ou les postes de travail, il lit automatiquement les étiquettes pour une surveillance en temps réel des zones critiques, adapté aux actifs de grande valeur.

Portail RFID (en option)

Installé aux entrées/sorties des entrepôts, des salles serveurs ou des bureaux, il enregistre automatiquement les mouvements des actifs et détermine leur statut d'autorisation, déclenchant des alarmes immédiates en cas de retrait non autorisé.

Étape 2 : Processus de configuration de la gestion des immobilisations RFID

1. Analyse et planification des besoins

• Faire l’inventaire des actifs existants : Organiser le registre des actifs existant, comprendre la quantité, le type, la répartition, etc. des actifs. Organiser les informations dans un tableau, les importer dans le système et en conserver une copie de sauvegarde.
• Sélectionner les étiquettes RFID : Choisir les matériaux appropriés pour les étiquettes RFID en fonction des différents types d'immobilisations.

2. Application d'étiquetage – Gestion d'un article, d'un code

Après avoir imprimé les étiquettes électroniques RFID avec une imprimante RFID, fixez-les aux immobilisations correspondantes.

Note:

• Apposez des étiquettes au même endroit sur les biens pour faciliter leur identification.
• Pour les équipements comportant des composants métalliques tels que les ordinateurs et les imprimantes, veillez à utiliser des étiquettes anti-métal afin de garantir leur lisibilité.
• Une fois l'application des étiquettes terminée, effectuez des contrôles ponctuels à l'aide d'un lecteur RFID portable pour confirmer une lisibilité normale.

Étape 3. Déployer l'équipement

1. Équipements de gestion RFID : Déployez des équipements de gestion RFID adaptés à la distribution et à la gestion des actifs, notamment pour le scan et la collecte de données. Par exemple, un lecteur RFID portable permet de réaliser un inventaire en parcourant simplement les bureaux.
2. Configurer le réseau et l'alimentation électrique : Assurez une connectivité réseau stable entre les équipements de lecture/écriture et le système de gestion, et fournissez une alimentation électrique fiable à ces équipements.
3. Zones d'actifs à haute valeur ajoutée : Déploiement Des lecteurs RFID fixes supplémentaires ont été installés dans les zones abritant des actifs de grande valeur pour permettre un suivi en temps réel des mouvements de ces actifs.

Étape 4. Intégration et tests du système

Connectez les équipements RFID au système de gestion des immobilisations RFID pour assurer une synchronisation des données en temps réel.

Les données collectées par le système de gestion des immobilisations RFID sur les prêts, les retours, les transferts, les cessions, etc., sont automatiquement synchronisées avec le système.

Méthode d'intégration : Suivez les instructions du fournisseur de services RFID pour le déploiement, qui prend généralement de 1 à 3 jours.

Résultats de la configuration

Amélioration de l'efficacité des stocks de 90 % : Plus besoin de scanner chaque étiquette une par une ; le système peut lire simultanément des centaines, voire des milliers d’étiquettes à distance. Cela permet de réaliser 76 % d’économies sur les coûts de main-d’œuvre par rapport aux méthodes traditionnelles.

Taux de correspondance des dossiers physiques de 99,9 % : Grâce à un codage unique des articles qui élimine les silos d'information, le taux de correspondance entre les enregistrements physiques et physiques peut être porté à 99,9 %.

Processus automatisés en boucle fermée : Enregistrement en ligne du cycle de vie complet, de l'émission à la mise au rebut, garantissant la traçabilité des mouvements.

Amélioration du taux d'utilisation des actifs : Identifier et redéployer les actifs inactifs grâce à l'analyse des données, en évitant les achats en double.

La mise en place d'une gestion des immobilisations par RFID permet d'éliminer les erreurs d'inventaire et les incohérences entre les enregistrements et les actifs physiques, d'assurer un suivi entièrement automatisé et des alertes en temps réel, de garantir des données précises sur les actifs et des mouvements traçables, et d'améliorer globalement l'efficacité et le taux d'utilisation de la gestion des actifs.